記事の公開日：2022年1月4日
電子帳簿保存は「できる」と「義務」の両方を含む制度です。
義務もありますので、留意が必要です。
※ 以下の説明は、制度の概要を理解しやすいよう、簡略化し、要件なども一部省略して記載しております。以下の情報だけをもとに実際の運用を行うことはできません。実際の運用にあたりましては必ず、国税庁のウェブサイト等でより詳細な情報収集をしたり、専門家にご相談されるよう、お願いいたします。
電子帳簿保存は、主に3つの制度で構成されています。
① 帳簿・書類を電子データとして保存できる
② 書類をスキャナで電子化して保存できる
③ 電子データで送受信した情報は、電子データのまま保存しなければいけない
③は2024年1月（令和6年1月）から義務化されます。当初は2022年1月から義務化予定でしたが、２年間延長されました。
①電子帳簿の保存（できる制度）
総勘定元帳やBS・PLなどを、最初から一貫してPC等で作成した場合、電子データのまま保存できる制度です。
これを選択しない場合は、紙での保存が必要です。
紙の保存も電子保存も、保存期間は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から７年間（青色繰越欠損金の生じた年は10年間）です。
この適用を受けたい場合は、以下の要件を揃えることが必要です。
- システムの概要書や仕様書、マニュアル等を備えつけておく
- データ保存場所にPCやディスプレイ、プリンタ等を備えつけ、画面や書面に整然と明瞭に速やかに出力できるようにしておく
- 税務署員による調査の際にダウンロードできるようにしておく 他
市販のソフトで会計帳簿を作成する場合、ソフトに一般社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証マークが付されていれば、要件を満たしていることが確認できます。
②スキャナ保存（できる制度）
請求書や領収書、契約書など、相手先から受領した書類や、自社が紙で作成した書類を、スキャナで電子化して保存できる制度です。
これを選択しない場合は、紙での保存が必要です。
保存期間は上述の①と同じです。
この適用を受けたい場合は、以下の要件を満たすことが必要です。
- スキャンは受領後、概ね２か月＋７営業日以内に行う
- 入力期間内に、一般財団法人日本データ通信協会が認定するタイムスタンプが付されている
- 14インチ以上のカラーディスプレイとカラープリンタを備えつけ、画面や書面に整然と明瞭に速やかに出力できるようにしておく
- 取引年月日、取引金額、取引先で検索できるようにしておく
- 税務署員の調査の際にダウンロードできるようにしておく 他
市販のソフトでスキャン保存する場合、ソフトにJIIMAの認証マークが付されていれば、要件を満たしていることが確認できます。
③ 電子取引の電子データ保存（義務）
請求書や領収書、契約書などを電子メールで受け取ったり、送った場合、紙で出力するのではなく、電子データとして保存する必要があります。2024年1月以降、義務化されます。
保存には改ざん防止のため、以下のいずれかの措置をとることが必要です。
- タイムスタンプ付与
- 履歴が残るシステムでの授受・保存
- 改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る 他
また検索機能を確保すること、ディスプレイやプリンタ等を備えつけることも必要です。
市販のソフトを利用してデータ保存をする場合、 ソフトにJIIMAの認証マークが付されていれば、要件を満たしていることが確認できます。
本サイトに記載された情報の正確性についてフィンポートは最大限の注意を払っておりますが、当該情報のご利用による不測の損害の発生につきましては、フィンポートは一切の責任を負いません。その他利用規約をご参照ください。